1. Управлінський план рахунків – що це?
План рахунків – це система бухгалтерських рахунків, для ведення обліку.
Технологія ведення обліку на плані рахунків базується на концепції закритого балансу й подвійного запису любої фінансової операції. Згідно цього твердження суми активів та пасивів (з урахуванням фінансового результату) дорівнюють одна одній. Будь-яка окрема фінансова операція повинна відповідати принципу: сума яка списується з одних рахунків (кредит) повинна дорівнювати сумі, яка приходується на інші (дебет).
План рахунків бухгалтерського обліку є основою технології ведення бухгалтерського обліку згідно державних нормативних документів.
Управлінський план рахунків – система бухгалтерських рахунків для ведення управлінського обліку.
Від бухгалтерського плану рахунків відрізняється тим, що розробляється та затверджується не державними органами, а керівництвом компаній.
2. Навіщо це бізнесу?
Технологія ведення обліку по плану рахунків зручна та надійна для фінансового аналізу компанії в цілому. Окрім цього ця технологія є загальноприйнятим стандартом ведення фінансового обліку.
Для бухгалтерського обліку для кожної зареєстрованої юридичної або фізичної особи ведеться окремий баланс.
Для управлінського обліку баланс, як правило, ведеться в цілому по компанії.
В деяких випадках управлінський баланс розділяється по напрямкам діяльності (проектам). Це дозволяє контролювати фінансовий результат по бізнесу в цілому та по окремим напрямкам діяльності. Даний варіант дуже актуальний, якщо по окремим напрямкам діяльності різні власники (або різні долі співвласності).
3. Що можна отримати за допомогою «стандартних» можливостей 1С?
В типових конфігураціях облік на планах рахунків реалізований тільки для ведення регламентованого (офіційного бухгалтерського) обліку.
Ведення управлінського обліку реалізовано на інших механізмах (в основному на регістрах накопичення). Але ці технології не контролюють виконання принципу подвійного запису.
Для кожного розділу обліку створюються окремі програмні об’єкти зберігання інформації (регістри) з відповідними окремими звітами («Відомість по партіям товарів на складах», «Відомість по взаєморозрахункам з контрагентами», «Відомість по грошовим коштам»).
Деякі типові конфігурації мають готовий звіт «Баланс» (наприклад «Управління невеликою фірмою»).
Інші конфігурації (наприклад «Управління торговим підприємством», «Управління виробничим підприємством») не мають готового звіту й для того, щоб сформувати баланс потрібно збирати дані з різних звітів.
4. Як можна отримати можливість ведення управлінського обліку по плану рахунків?
Складність реалізації можливості ведення управлінського обліку на плані рахунків дуже залежить від базової типової конфігурації, на якій планується впровадження.
Це зумовлено тим фактом, що реалізація цього механізму «з нуля» є доволі трудозатратним. Тому, як правило, цю технологію впроваджують в конфігураціях, в яких передбачений регламентований облік на плані рахунків.
Також для зменшення трудозатратності й зручнішої роботи користувачів за управлінський план рахунків беруть план рахунків регламентованого обліку. Це дозволяє максимально використовувати стандартні інструменти роботи з планом рахунків й для управлінського обліку (ті самі програмні об’єкти для зберігання даних, той же самий комплекс звітів).
Так як типовий функціонал орієнтований на розподіл балансів по організаціям, для ведення управлінського обліку використовується окрема службова організація «Управлінська». Це дозволяє просто відокремити управлінські дані в окремий баланс.
При необхідності реалізовується додатковий чіткий розподіл по окремим напрямкам діяльності (проектам).
Для отримання можливості ведення управлінського обліку на плані рахунків потрібно:
- Оцінити складність впровадження технології на конкретній конфігурації (чи реалізований в конфігурації базовий функціонал для роботи з планом рахунків).
- Визначитись чи можна буде використати для управлінського обліку план рахунків бухгалтерського обліку.
- Визначитись з датою початку ведення управлінського обліку на плані рахунків, внести початкові залишки на обрану дату (залишки повинні співпадати з даними по управлінських регістрах).
- Реалізувати логіку проведення всіх документів (які будуть використовуватись), для паралельного відображення управлінських даних на плані рахунків (по організації «Управлінська») починаючи з обраної дати початку паралельного ведення управлінського обліку на плані рахунків.
- Для контролю відповідності управлінських даних на плані рахунків даним по управлінським регістрам бажано використовувати технологічні звіти-звірки. Ці звіти повинні показати всі розбіжності між паралельними механізмами обліку. Такі ситуації можуть бути у випадках, коли або програміст не передбачив всі особливості проведення документів (а їх дуже багато), або компанія починає використовувати нові документи (такі види документів, які раніше не використовувались в діяльності).