Списання собівартості запасів – в чому проблема?
Практично всі підприємства в тій чи іншій мірі використовують в своїй діяльності товарно-матеріальні запаси (товари, матеріали, запасні частини й т.п.).
Обліковуються ці активи як по сумі, так і по кількості. Відповідно всі операції повинні відображати зміну як кількісних, так і вартісних показників.
В процесі діяльності з цими запасами відбуваються різні операції: оприбуткування від постачальника, переміщення між складами, реалізація покупцям, списання на виробництво й т.п.
В деяких операціях (документах) явно вказується кількість та вартість запасів (прихідна накладна). Це документи, які реєструють надходження запасу на баланс компанії.
Але в більшості операцій в реаліях відома тільки кількість (переміщення між складами, списання й т.п.). Для таких операцій вартість потрібно вирахувати на основі історії по даній картці запасу.
Контроль коректності та виправлення списання собівартості
В автоматизованих системах обліку вартість запасів в таких операціях визначається автоматично (виходячи з залишків кількості та вартості на початок відповідної операції). З цього випливає, що коректність операції залежить від коректності залишків на початок операції.
Автоматизовані системи обліку, в тому числі і BAS (Business Automation Software) дають можливість коригувати документи «заднім числом». Це призводить до ситуацій, коли розрахована раніше документами собівартість стає неактуальна й потрібно послідовно перепровести документи, щоб собівартість для списання розрахувалась правильно.
Навіщо бізнесу контроль правильності списання собівартості запасів?
Некоректне списання собівартості є причиною наступних проблем:
- Неправильна вартість запасів по обліку (сума без кількості, від’ємна собівартість).
- Некоректний розрахунок собівартості при продажу, що автоматично робить некоректними показники валового прибутку та рентабельності.
- Неможливість розрахувати фінансовий результат діяльності компанії.
Ці проблеми суттєво погіршують можливість контролювати ефективність бізнесу й ускладнюють прийняття рішень.
Що можна отримати за допомогою «стандартних» можливостей платформи BAS?
Платформа BAS для боротьби з проблемами, які виникають при проведенні документів «заднім числом» має окремий механізм – «Границі послідовностей». Даним механізм відслідковує самий пізній документ, який був проведений «заднім числом» й дозволяє повторно перепровести всі документи, які можуть змінити свої розрахунки.
Але цей метод має свої недоліки:
- «Правильність» ситуації визначається простою, але не досконалою умовою: якщо документ провівся – значить «все добре». Ситуації, коли документи проводяться, але технічно не є коректними (наприклад – дозволені від’ємні залишки, помилка логіки проведення) механізмом не відслідковуються.
- По технології механізму потрібно перепроводити всі документи, які можуть змінити свої розрахунки, без виключення (наприклад змінили тільки дані по одному товару, а потрібно перепроводити всі переміщення, видаткові, списання, не залежно чи є цей товар в цих документах). Особливо це критично для баз даних з великою кількістю документів.
Які є можливості для вирішення даних проблем?
Для пошуку некоректних ситуацій та автоматичного виправлення частини проблемних ситуацій пропонується обробка «Перевірка та виправлення собівартості».
Дана обробка має наступний функціонал:
Перевіряє технічну коректність залишків на початок періоду, що перевіряється та після кожного документа (наявність від’ємних залишків по кількості та сумі, сум без кількості).
Окрема перевірка тільки по кількості (пошук видатку раніше приходу).
Рисунок 1. Перевірка наявності від’ємних залишків по кількості.
Рисунок 2. Перевірка/виправлення некоректних ситуацій по партіям.
Режим перепроведення проблемних документів, так як частина проблем вирішується простим перепроведенням.
Перепроведення тільки тих документів, в яких присутня «проблемна» картка запасу (це суттєво зменшує кількість документів, що потрібно перепроводити).
Можливість автоматичної зміни часу деяких документів в межах однієї дати (наприклад: переміщення прихідної накладної на початок дня).
Послідовна перевірка по одному дню (для баз з великою кількістю документів).
Можливість автоматичного запуску після робочого дня й зупинки перед слідуючим робочим днем вранці (для баз з великою кількістю документів).